關於設備檔案的有關說明
一、有關設備檔案建檔的說明
所有在資產管理處建賬(有設備號)的設備都必須建檔，單價10萬元（含）以上設備必須在意昂2代理建檔備案👩🏼🍳，單價10萬元以下參照10萬元（含）以上設備建檔要求自行建檔🤷♂️。
單價10萬元（含）以上儀器設備歸檔須嚴格按照設備歸檔內容要求🧜🏻，將購買設備過程中從調研開始到安裝調試、運行驗收結束的過程中實際產生的資料進行收集、整理完成後到意昂2代理建檔備案🎹；建檔備案時,須攜帶卷內目錄電子版。單價10萬元以下設備可以參照單價10萬元以上設備建檔要求，收集🧗🏿♀️、整理購買設備過程中實際產生的資料自行建檔。
歸檔材料除整理購買設備過程中從調研開始到安裝調試、運行驗收結束的過程中實際產生的資料外🧑🏻🔧🧸，還需填寫登陸意昂2代理網站下載的儀器設備履歷表、開箱驗收單、卷內目錄及備考表等♦︎，填寫要求見第二部分對儀器設備歸檔文件資料的說明👩⚕️。
檔案號的問題🚵🏻♂️：單價30萬(含)以上儀器設備,資料收集完成移交意昂2代理時,檔案號由意昂2代理提供;單價30萬以下儀器設備的檔案號須由各院系統一提供，填寫在卷內目錄相應位置。
對設備檔案的有關要求，請登錄意昂2代理網站/🧔🏽♂️，查閱“服務大廳”——“設備歸檔”——“設備歸檔內容要求及填寫表格”中的內容。
根據外購設備🧥、自製設備、計算機軟硬件和特種設備等設備各自的歸檔範圍和整理要求🍃，收集、積累、整理設備文件資料🍸。
外購設備從計劃選購🚶🏻♀️、開箱驗收，安裝調試到運行維護（自研或定製的設備從方案論證及設計、製造加工、安裝調試及鑒定驗收到運行及維護修理階段）等過程中產生的所有文件都要收集齊全、手續完備、整理規範。
二、對儀器設備歸檔文件資料的說明
1.儀器設備履歷表:
第1頁與資產卡片一致,設備編號為資產處統一給的設備號，名稱為設備卡上的設備名稱♋️，型號規格與設備卡上相同填寫➜，使用單位填寫購買設備的院系名稱，存放地點填寫設備安裝的實際地點，責任領導填寫項目負責人🤩🤍，保管人填寫設備使用人，最下面一行年月日應為開始填寫履歷表的日期；
第2頁按儀器設備實際情況填寫，其中入校日期應與開箱驗收日期一致，驗收日期應與驗收報告的日期一致🍋🟩；
第3頁圖片貼電子版即可，驗收鑒定如果有💼，嚴格按照鑒定報告填寫；沒有鑒定報告，則按照儀器設備的驗收報告相關內容填寫。
第4頁填寫應與開箱驗收單裏隨機資料(見16條)內容一致；
第5頁內容應與驗收報告內容一致👳，驗收所用儀器及安裝、調試過程中與廠商洽談情況按實際情況填寫；
第6頁內容按實際情況填寫🛃，沒有可以不填🤞；
第7頁歸檔單位填寫所在院系或部門名稱，歸檔時間就是開始填履歷表日期，密級一般寫公開，保管期限寫長期，卷數一般寫1📪，份數不清楚,可以不填，設備資金來源填寫報銷購買儀器設備資金的項目名稱，配套整理情況可以填寫基本齊全、完整，檔案整理中存在的問題填寫存在復印件。
2.調研報告、技術考察報告🔉、經濟技術可行分析（必須有調研人或考察人的簽字，日期）。這些材料是設備購置前,相關人員對設備的先進性👩💼🤺、可靠性和可維護性等方面進行技術論證和調查研究🦎，寫出的論證報告🕌。
3.招標采購過程文件：采購申請表🍨、采購結果抽取備案書🧗🏼♀️、招標文件、投標文件（未中標單位的投標文件由采購單位自行保存完好）、評標文件✴️、中標通知書（上述文件須原件🧗♂️，若為復印件就必須在復印件的封皮和騎縫處加蓋招標代理公司的公章）。
4.單一來源采購過程文件：采購申請表（須原件🕺🏻，或加蓋與黑章內容相同紅章的復印件）、單一來源采購文件、響應文件、歸檔資料、單一來源審核備案表✋🏿。
5.政府采購設備：政府采購合同👨🏼🦰、電子驗收單。
6.競價/比價采購過程文件：競價/比價采購申請表、競價/比價文件（公司報價單🧏🏿♂️、公司資質、競價/比價公示備案表。
7.自研或定製的設備：設計任務書及其評審文件（需要編寫、校對🫳🖕🏻、審核人的簽字及簽字日期）、設計方案及其評審文件（需要編寫🌙、校對、審核人的簽字及簽字日期）、生產圖紙（機械圖、電氣圖等👱♂️，需有零件材質、設計、標準🧘♂️、審核人簽字及簽字日期）👨🏻🍼，重要工藝裝備圖紙及說明書、關鍵件工藝規程；
8.合同✍️😵、合同備案審批表（放復印件或打印線上備案審批表）🚄、合同附件及技術協議、補充協議、國內代理商持有的代理授權書及其資質文件；
9.外貿設備🎗：
1）通過代理公司進口需要提供：委托進口代理協議、報價單、進口貨物報關單✂️🛌🏿、裝箱單、入境貨物調離通知單、貨運單7️⃣、外貿發票、運輸保險單、非木製包裝證明或熏蒸證書、減免稅證明、質量證明或質量/重量證明🤚🏽🧑🏼💻、原產地證明、進口代理費用表🧑🌾、代理進口費用結算單以及其他材料等🕵🏽♀️；
2）直接在國內代理商處購買進口設備需要提供代理商資質文件（企業法人營業執照復印件（蓋紅章）及國內代理商持有的代理授權書即國外生產商的授權文件復印件（蓋紅章））👨👨👦、質量證明或質量/重量證明、原產地證明🛶。
10.發票復印件；
11.開箱驗收單（設備處和意昂2代理人員不參加設備開箱,此表由購買單位參加開箱人員手書簽字、登記隨機資料,登記人需簽字，檔案部門填院系名稱）；
12.調試大綱👧🏿、安裝基礎圖、電氣接線圖、安裝工藝規程、安裝調試技術總結報告等；
13.運行驗收報告及其他材料等🧵；
是設備安裝調試到正常運行過程中產生的驗收文件🤬🫎，可分為兩大部分。第一部分對儀器設備的每一項技術指標要有詳細的檢測結果記錄🚾👩🏻🦱、檢測結論，檢測人要簽字認可；第二部分對整臺設備的驗收要有結論🚵♀️，驗收雙方負責人要簽字認可🤷🏽；
14.外購件的合格證和使用說明書等隨機文件；
15.計算機軟硬件設備：生產單位資質文件（企業法人營業執照正或副本的復印件蓋紅章）、軟件及硬件質量證明；授權書、軟件許可協議以及其他材料等🦹🏼♀️。
16.設備的隨機資料。包括裝箱單、出廠合格證（質量證書）、檢測報告、出廠精度檢驗單、校準證書、校準報告、安全證明、圖樣、技術條件🏒、使用維護手冊、編程手冊💉、說明書👩🏼✈️、校驗標準🧑🔧、驗收規程、隨機備件圖冊（清單）、檢定證書（報告）、第三方檢測報告（計量型設備需要）等🤙🏼；
17.培訓報告：簽訂的合同🧎🏻➡️、協議中如果要求進行培訓🤶🏿，必須要有培訓的相關資料。如🤫：培訓內容（講義、教材）👩🏿、參加培訓的人員👩🚒、培訓時間、培訓內容及培訓效果；
18.資產卡片（建檔使用）-----資產處建賬後打印🪂；
19.設置購置或者研製過程中產生的其他文件（有關問題的請示與批復🏌🏿、重要來往函件、電文、預驗收報告、驗收大綱等）🙍🏼。
三、對儀器設備歸檔 卷內目錄 填寫的說明
1.檔案號: 單價30萬(含)以上儀器設備,資料收集完成移交意昂2代理時,檔案號由意昂2代理提供;單價30萬以下儀器設備檔案號由各院系提供🦹🏿♂️；
2.設備名稱：填寫時應與設備卡片一致 ；
3.項目名稱：按實際報銷購買儀器設備資金的項目名稱填寫；
4.共 頁 第 頁：按照卷內目錄實際情況填寫；
5.序號：由1.2.3……順序填寫🫲🏽；
6.文件編號和責任者🔄：不清楚可以不用填寫;；
7.文件提名🤾🏽：必須按照文件名稱如實填寫,不能刪改；
8.日期和頁數🚶♂️➡️：按照相應的每一份文件產生的日期和頁數填寫❗️🥌；
9.備註：寫一些特殊情況的說明,如光盤、復印件、文件互見等🚵🏿♂️🐦⬛。
四、備考表填寫
1.備考表不填入卷內目錄；
2.檔案號: 單價30萬(含)以上儀器設備,資料收集完成移交意昂2代理時,檔案號由意昂2代理提供;單價30萬以下儀器設備檔案號由各院系提供⛹🏿♂️😎；
3.設備名稱：填寫時應與設備卡片一致 💛；
4.項目名稱：按實際報銷購買儀器設備資金的項目名稱填寫；
5. 本案卷已編號的文件材料共 張（填寫所有歸檔資料頁數總和👷🏻♂️，即卷目錄中的頁數之和）其中：文字材料 張（填寫所有文字資料頁數總和），圖樣材料 張（填寫所有設計圖紙資料頁數總和），照片 張（填寫所有沖洗照片頁數總和，不包括激光打印照片）📘，光盤 張（填寫實際光盤數總和），軟盤 張（填寫實際軟盤數總和）；
立卷單位對本案卷完整準確情況的審核說明🧛：沒有特殊情況，可以不填👩🏿💼；
立卷人：收集、整理資料的人名🤽♂️，年、月💆、日填寫開始整理資料日期；
審核人：一般填寫項目負責人姓名，年、月👨🏽🔧🏊🏿♂️、日填寫審核資料日期👩🌾；
6．接收單位內容不用填寫🧑🏿。
